Зачем нужна смена
Смена — это отрезок торговли, который должен сойтись в конце. Без неё ящик никогда не сходится, и люди перестают доверять пересчёту.
Все экраны продажи закрыты, пока смена не открыта, и всё, что происходит внутри неё — продажи, возвраты, движения денег, — несёт имя кассира.
Откройте смену
Пересчитайте деньги, с которыми начинаете день, и введите их как начальный остаток. Касса открывается, прилавок работает.
Смену может открыть и один кассир — для этого не нужен руководитель, потому что в магазине, который открывается в семь утра, его обычно нет.
Внесение и изъятие денег
Нажмите F10 для окна кассового ящика и фиксируйте каждое движение денег, которое не является продажей: оплату водителю, сдачу выручки в банк, покупку пакетов, возврат разменного фонда.
Сумма вводится положительным числом, а направление задаёт выбранная причина. Движения денег доступны кассиру без PIN руководителя, потому что человеку, который платит водителю у двери, некого звать.
Каждое движение попадает в отчёты по смене отдельной строкой — именно поэтому расхождение при закрытии что-то значит.
Проверка посреди смены
X-отчёт — это живая картина смены на текущий момент: выручка, разбивка по способам оплаты, возвраты и все движения денег. Снимайте его сколько угодно раз, он ничего не меняет.
Снимайте его перед пересменкой или в затишье, чтобы расхождение нашлось, пока люди ещё помнят тот час, в котором оно случилось.
Закройте смену
При закрытии касса просит пересчитать ящик. Она сравнивает пересчитанное с ожидаемым — начальный остаток, плюс наличные продажи, минус наличные возвраты, плюс и минус каждое движение денег — и показывает разницу.
Излишек и недостача
Разница записывается, а не прячется. Излишек — денег больше ожидаемого, недостача — меньше. И то и другое попадает в запись смены вместе с пересчётом, который к этому привёл.
Небольшие расхождения случаются. Смотреть нужно на закономерность в сменах одного человека, а это ровно то, что даёт история смен.
Z-отчёт
Закрытие формирует Z-отчёт. Он записывается один раз и никогда не пересчитывается, поэтому задним числом день не поправит никто, включая вас.
Он лежит рядом с движениями денег, которые его объясняют, и переживает свою смену: список хранит каждую прошедшую смену и её отчёт.
Прошедшие смены
Служебная часть перечисляет каждую смену с её начальным остатком, выручкой, расхождением и продажами, пробитыми в ней. Откройте смену, чтобы увидеть её X- и Z-отчёты и входящие в неё продажи.
За месяц этот список отвечает на вопросы, которые стоит задавать: в какие часы действительно идут деньги и у кого сходится ящик.
Пересменка
Смена кассира — одно нажатие на имя в шапке. Она завершает сеанс человека, не закрывая смену, поэтому ящик остаётся непрерывным, а привязка действий к людям — честной.
Чтобы закрыть смену, которую открыл кто-то другой, нужен старший — см. Сотрудники, PIN-коды и права.